VALORACIÓN DOCUMENTAL

 VALORACIÓN DOCUMENTAL

VALORACIÓN DOCUMENTAL

Concepto de Valoración

Abordar el proceso de valoración documental es una tarea compleja por cuanto requiere de una visión integral de la entidad, de sus documentos, del entorno en el que se desarrolla, etc. Adicionalmente, genera una serie de cuestionamientos a los cuales se debe dar una respuesta objetiva y ampliamente sustentada, pues en caso contrario se puede cometer errores irreparables: ¿Qué conservar?, ¿qué eliminar?, ¿cuándo aplicar la decisión?, ¿quiénes deben participan?, etc. La valoración permite “establecer a cada una de la series los valores que poseen los documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores” (Dupla del Moral, 1997).

 En tal sentido, para Hernández & Moro (2002), se entiende por valoración el proceso intelectual con el que se determina:

• Las secciones y su control en atención al uso y valores de los documentos de una organización.

• En función del estudio y análisis de los plazos de vida documentales y de los valores, aspectos relacionados con el soporte y la conservación de los documentos así como otros factores relativos a la eliminación total y/o parcial de los documentos.

• El conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema de gestión de documentos El proceso de valoración es parte integral de un sistema mayor (Gestión de documentos), el cual se interrelaciona con otros subsistemas y da como resultado el calendario de conservación (Tabla de Retención Documental - TRD) en que se regulan los plazos de la documentación y se decide su conservación y/o eliminación.

Los procesos de identificación y clasificación anteceden al proceso de valoración, por cuanto se deben identificar previamente las diferentes agrupaciones documentales que constituyen la documentación de una entidad y posteriormente establecer los diferentes valores que tienen los documentos, el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento y su disposición final. Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos la valoración es el proceso de investigación y análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo y comprende la recogida de información, determinación de los valores primarios y secundarios, determinación de los plazos concretos de permanencia en cada uno de los archivos, determinación de los plazos de conservación, determinación de los plazos de reserva de consulta, etc. La aplicación real de estos plazos dará como resultado las transferencias, los expurgos y la regulación del acceso.