Planeamiento Archivístico:
Las actividades que pueden ser sujetas a los procesos de
planeación archivística serían, en el caso del archivo de trámite; la
recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación,
ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo
de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación,
ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar,
valoración, depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo
histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación
topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante
la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con
independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado
tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.
Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.
De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos
En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.
Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten.
Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.
La planeación es el primer paso de todo lo que implica los procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.
Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.
De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos
En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.
Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten.
Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.
La planeación es el primer paso de todo lo que implica los procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.
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