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cintillo
martes, 12 de mayo de 2015
lunes, 11 de mayo de 2015
PROGRAMAS DE FORMACION DE USUARIO
Antes de iniciar un programa de formación de usuarios, se deben tener en
cuenta tres aspectos:
El primero de ellos se refiere al reconocimiento de que
la necesidad de información es inherente a todo ser humano, que ésta crece y se
genera como producto de todas las actividades sociales, y que afecta,
condiciona e impulsa los cambios sociales, económicos y políticos, que a su vez
determinan la investigación, la ciencia y la tecnología. La información como
tal es el insumo y a la vez el producto del conocimiento que el hombre adquiere
a lo largo de toda su vida. Será preservada y requerida por el hombre mismo
para la toma de sus decisiones y la satisfacción de sus continuas y cambiantes
necesidades de información.
En segundo lugar, algunas unidades de información consideran que, antes de
programar los cursos de formación de usuarios, debe conocerse previamente la
población que se beneficiará de la capacitación, lo que se logra con la
elaboración de los perfiles de usuarios, de tal manera que los contenidos y
exigencias sean acordes con sus intereses, necesidades y motivaciones de
información y formación.
Mientras que en otras, simplemente los implementan con los criterios del
conocimiento logrado a partir de una observación -a veces no sistematizada- o
por la intuición que les da la experiencia laboral. En uno u otro caso se
recomienda tener en cuenta la segmentación del público, sin olvidar la
importancia que representa el disponer de personal capacitado para desempeñar
esta labor.
Es así como la formación de usuarios de la información es un programa
definido como un proceso continuo y evolutivo, basado en los intereses de la persona;
hay un intercambio de experiencias significativas sobre el uso de la
información con el fin de que la persona, a partir de su propio proceso
cognoscitivo pueda cambiar de actitud y [mejorar] su aptitud de manera positiva.
El usuario, mediante la formación, adquirirá conocimientos y
habilidades que le permitirán localizar, evaluar, comunicar y usar la
información.
Y en tercer lugar, con los programas de formación de usuarios se busca el
desarrollo de unas habilidades de información, que requieren una gran labor de
autoaprendizaje y «curiosidad intelectual» por parte de los usuarios, puesto
que estas habilidades se relacionan directamente con su capacidad para utilizar
de manera adecuada las fuentes de información a su alcance. Por eso los
programas de formación de usuarios en las unidades de información deben ser muy
claros en cuanto a conceptos, metodologías, métodos y técnicas; las cuales
difieren en su naturaleza, características y recursos empleados, de una unidad
de información a otra.
La formación de usuarios se aprecia como uno de los programas ofrecidos por
las unidades de información que permite el acceso rápido hacia los nuevos
conocimientos, siendo éste el principal reto profesional que tienen los bibliotecólogos,
lo cual los lleva a formarse y mantenerse ligados a las funciones de docencia,
de investigación y difusión de la cultura, involucrando su trabajo con el de
los docentes, los alumnos, los investigadores y los ciudadanos en general.
FORMACIÓN DE USUARIO DE ARCHIVOS
La diversidad
de usuarios que acuden a los archivos hace que estos demanden cada ve enormes
cantidades de información, para satisfacer y cumplir con sus gestiones y ocio. Por
esta razón, es urgente que estos archivos detecten y conozcan los hábitos,
consumo y necesidades de información archivista de estos clientes ya que
muchos de ellos no tienen claro lo que requieren, donde encontrarlo y como
acceder a la información; lo único que saben es que la necesitan. (p.28).
Para Mejía, (2000):
El conjunto de programas y actividades de carácter
temporal o permanente, formales y no formales, que adelanten los archivos por
si mismos o en cooperación con instituciones facultadas para ello por las
autoridades competentes, de acuerdo con los planes que se establezcan de
formación o capacitación, dirigidos a los usuarios reales o potenciales con el
propósito de inducir, actualizar, perfeccionar y especializarles en el adecuado
manejo y aprovechamiento de los archivos. (p.53).
La
formación de usuario abarca cuatro elementos importantes como lo son, la
orientación, la instrucción, la educación y la formación. Según Naranjo y
Rendón la formación de usuarios presenta los siguientes niveles:
Orientación:
Es el proceso de dirigir y guiar a las personas en el camino que les conviene
seguir para obtener una información específica.
Instrucción:
Habilitación básica en el uso de alguna herramienta específica para que el
usuario continúe y avance en su búsqueda
Educación:
Se considera como una transmisión de saberes y conocimientos: abarca las
diferentes actividades programadas para enseñar a los usuarios los servicios,
las instalaciones, la organización y los recursos de la unidad de información,
así como las estrategias de búsqueda.
Formación:
proceso continuo y evolutivo basado en los intereses de la persona, en el que
hay un intercambio de experiencias significativas sobre el uso de la
información con el fin de que la persona a partir de su propio proceso
cognoscitivo, pueda cambiar de actitud de manera positiva (p 28).
La formación de usuario en los archivo es importante ya que cada ves hay mas de manda de información por parte de los usuarios externos que son los que requieren la información es por esta razón que el personal que se encarga de la información contenida dentro de los archivos, deben realizar las buenas practicas que se deben llevar acabo para el buen manejo de la documentación , y así tener una buena organización dentro de mismo y dar información propia y satisfacer las necesidades de información que demandes los usuarios externos. Para llevar acabo la formación de usuario los archivos deben de tener una planificación en cuanta a orientar o capacitar a los usuarios realizando estrategias educativas que brinden información en cuanto a el manejo de las herramientas de búsqueda de información, cual es funcionamiento de archivo y así proporcionarles los conocimientos esto con la finalidad de que el personal tenga una mejor actuación dentro del archivo y optimizar la organización del mismo.
Formación del personal y los usuarios en el manejo adecuado del archivo:
Formación
del personal y los usuarios en el manejo adecuado del material de archivo:
Naturalmente, habría
que formar al nuevo personal en el cuidado del material archivado. La formación
periódica del personal ya contratado en el manejo del material de archivo
debería ser obligatoria e incluir no sólo al personal que normalmente trabaja
llevando el material o como asistentes de repositorio sino también al personal
que trabaja con los documentos, al de reprografía y a cualquiera que tenga
ocasión de manejar el material de archivo. Esto debe considerarse aplicable a
todo el mundo. Las costumbres laxas del personal superior se reflejarán en el
personal subalterno, que puede no sentirse especialmente obligado a tener
cuidado. Entre las reglas básicas deberían aplicarse las relativas a la forma
de cargar el material, transportarlo, leerlo, copiarlo, prestarlo y exponerlo.
Debe tenerse mu y presente la importancia de un manejo cuidadoso para la
eficacia actual del servicio y para la futura preservación del material de
archivo.
LEY DE ARCHIVO NACIONALES
GACETA
OFICIAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE VENEZUELA
Caracas,
13 de julio de 1945. Número 21.760
EL
CONGRESO DE LOS ESTADOS UNIDOS DE VENEZUELA
Decreta:
La siguiente,
LEY DE ARCHIVOS
NACIONALES
Artículo 1º.- Se declara de
utilidad pública la guarda, conservación y estudio de los documentos y archivos
históricos de la República.
Artículo 2º.- Los archivos y
documentos a que se refiere el artículo anterior, pertenecen a las entidades
políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienes correspondan
según la naturaleza de ellos o porque los hayan adquirido legítimamente.
Artículo 3º.- La nación propenderá
a la mejor organización de todos los archivos del país, por medio de los organismos
y funcionarios competentes que al efecto se crearen en esta Ley y en los
Reglamentos que dictare el Ejecutivo Federal.
Artículo 4º.- Los documentos
históricos de la Nación y los expedientes de la Administración General se conservarán
en el Archivo Nacional, que en lo sucesivo se denominará Archivo General de la
Nación, en el archivo del Congreso Nacional, en los archivos parciales de los Departamentos
del Ejecutivo, en las Oficinas de Registro Público y en los Archivos especiales
que determine el Ejecutivo Federal.
Artículo 5º.- El Archivo General
de la Nación funcionará tanto como depósito de fondos documentales o como Instituto
Técnico para la preparación del personal de los Archivos Públicos y como Centro
de Investigación y de Cultura Histórica.
Artículo 6º.- El Archivo General
de la Nación estará a cargo de un
Director y de un Subdirector-Secretario,
quienes tendrán la dirección de los siguientes servicios: de Paleografía y Transcripción;
de Clasificación y Catalogación; de Higiene y Conservación; y de Biblioteca y Publicidad.
Los servicios que se enumeran estarán al cargo inmediato de los Jefes de Servicio,
Paleógrafos, Catalogadores, Clasificadores, Oficiales y Ayudantes que determine
la Ley de Presupuesto de Rentas y Gastos Públicos de la Nación.
Artículo 7º.- En la Capital de la
República y con sede en el Archivo General de la Nación, funcionará la Junta
Superior de Archivos, compuesta por el Director del Archivo Nacional, quien la
presidirá, el Director de la Academia Nacional de la Historia y un Miembro más
de ella, que nombrará el Ejecutivo Federal. El Sub-Director del Archivo General
actuará como Secretario de la Junta.
Artículo 8º.- La Junta Superior
de Archivos tendrá las siguientes atribuciones:
1º.- Elaborar los Reglamentos de
los Archivos de la Nación y someterlos a la aprobación del Ejecutivo Federal, y
los Reglamentos de los Archivos Estadales, cuando para ello fuere requerida por
los respectivos
Ejecutivos.
2º.- Servir de cuerpo de consulta
en todo lo referente a archivos de la República.
3º.- Proponer al Ejecutivo
Federal las mejoras que a su juicio deban introducirse en el Servicio de los
Archivos de la Nación y a los Ejecutivos Estadales las referentes a los
archivos de su dependencia.
4º.- Elaborar los programas de
los cursos de capacitación archivista que funcionaren en el Archivo General de
la Nación, inspeccionar su marcha y expedir los respectivos diplomas a quienes
fueren aprobados en los exámenes finales.
5º.- Inspeccionar los Archivos de
la República de acuerdo con las instrucciones que en cada caso impartiere el
Ejecutivo Federal.
6º.- Formar los catálogos
generales de los fondos de los distintos Archivos de la Nación.
7º.- Informar anualmente al
Ejecutivo Federal, por órgano del Ministerio de Relaciones Interiores acerca del
estado y funcionamiento de los Archivos de la República.
Artículo 9º.- El Ejecutivo Federal
podrá disponer, cuando lo creyere conveniente, el traslado al Archivo General
de la Nación de los expedientes concluidos que se hallen en los archivos
parciales de los Departamentos Ejecutivos, en las Oficinas del Poder Judicial y
en las demás Oficinas de carácter nacional. Cuando por la naturaleza de la
materia a que se refiere los expedientes, estos estuvieren constituidos por más
de un tanto, la Junta Superior de Archivos, de acuerdo con el Jefe de la Oficina
respectiva, resolverá acerca del destino que deba dársele a los duplicados y
demás copias. Podrá también el Ejecutivo Federal ordenar la remisión al Archivo
General de la Nación de copias de aquellos expedientes y documentos de carácter
histórico existentes en las Oficinas del Registro Público, cuando su
importancia y estudio así lo requieran.
Artículo 10.- La Junta Superior
de Archivos gestionará cerca de las autoridades eclesiásticas competentes las
facilidades del caso para el estudio y organización de los fondos históricos
que posean los Catedrales, Mitras e Iglesias parroquiales. También procurará la
Junta Superior de Archivos obtener catálogos y copias de los documentos referentes
a Historia Nacional que se guarden en los archivos públicos y particulares de
los países extranjeros.
Artículo 11.- Se prohíbe negociar
documentos oficiales o históricos, o disponer de ellos sin que la Junta Superior
de Archivos certifique oficialmente que no pertenecen a la Nación.
Artículo 12.- No se permitirá que
salgan del país documentos históricos, aun cuando fuere de propiedad
particular, sin que haya constancia que han sido ofrecidos en venta a la Nación
y de que ha quedado copia en el
Archivo General de la Nación.
Artículo 13.- Cuando el Gobierno
no juzgue conveniente la adquisición de un documento ofrecido en venta, el poseedor
podrá disponer de él con permiso del respectivo Ministerio, previo el informe
de la Junta
Superior de Archivos.
Artículo 14.- Todos aquellos que descubran
documentos históricos y suministren los datos necesarios para probar el derecho
que a ellos tiene la Nación, recibirán del Ejecutivo Federal la retribución
legal o la recompensa correspondiente.
Artículo 15.- Serán nulas las enajenaciones
o negociaciones que contravengan esta Ley, y los que la efectúen o conserven en
su poder sin causa legitima los bienes expresados, serán perseguidos conforme a
la Ley, como reos de apropiación fraudulenta.
Artículo 16.- Se deroga la Ley sobre
Archivo Nacional, del 15 de junio de 1926.
Dada, firmada y sellada en el
Palacio Federal Legislativo, en Caracas, a los veinte y seis días del mes de
junio de mil novecientos cuarenta y cinco.- Año
136º de la Independencia y 87º de
la Federación.
El Presidente, (L.S)
MARIO BRICEÑO IRAGORRY.
El Vicepresidente,
ROSENDO LOZADA HERNANDEZ.
Los Secretarios,
Francisco Carreño Delgado.
R. Pérez Arjona.
Palacio Federal, en Caracas, a
los trece días del mes de julio de mil novecientos cuarenta y cinco.- Año 136º
de la Independencia y 87º de la
Federación.
Ejecútese y cuídese de su
ejecución. (L.S)
ISAIAS MEDINA A.
Y demás miembros del Gabinete.
domingo, 10 de mayo de 2015
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Concepto de Valoración
Abordar el proceso de valoración documental es una tarea compleja por cuanto requiere de una visión integral de la entidad, de sus documentos, del entorno en el que se desarrolla, etc. Adicionalmente, genera una serie de cuestionamientos a los cuales se debe dar una respuesta objetiva y ampliamente sustentada, pues en caso contrario se puede cometer errores irreparables: ¿Qué conservar?, ¿qué eliminar?, ¿cuándo aplicar la decisión?, ¿quiénes deben participan?, etc. La valoración permite “establecer a cada una de la series los valores que poseen los documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores” (Dupla del Moral, 1997).
En tal sentido, para Hernández & Moro (2002), se entiende por valoración el proceso intelectual con el que se determina:
• Las secciones y su control en atención al uso y valores de los documentos de una organización.
• En función del estudio y análisis de los plazos de vida documentales y de los valores, aspectos relacionados con el soporte y la conservación de los documentos así como otros factores relativos a la eliminación total y/o parcial de los documentos.
• El conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema de gestión de documentos El proceso de valoración es parte integral de un sistema mayor (Gestión de documentos), el cual se interrelaciona con otros subsistemas y da como resultado el calendario de conservación (Tabla de Retención Documental - TRD) en que se regulan los plazos de la documentación y se decide su conservación y/o eliminación.
Los procesos de identificación y clasificación anteceden al proceso de valoración, por cuanto se deben identificar previamente las diferentes agrupaciones documentales que constituyen la documentación de una entidad y posteriormente establecer los diferentes valores que tienen los documentos, el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo de vida del documento y su disposición final. Según el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos la valoración es el proceso de investigación y análisis de los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales que constituyen un fondo y comprende la recogida de información, determinación de los valores primarios y secundarios, determinación de los plazos concretos de permanencia en cada uno de los archivos, determinación de los plazos de conservación, determinación de los plazos de reserva de consulta, etc. La aplicación real de estos plazos dará como resultado las transferencias, los expurgos y la regulación del acceso.
PLANEAMIENTO ARCHIVISTICO
Planeamiento Archivístico:
Las actividades que pueden ser sujetas a los procesos de
planeación archivística serían, en el caso del archivo de trámite; la
recepción, gestión, clasificación, glosa, expedientación, catalogación,
ordenación, préstamos, expurgo, y transferencia primaria, en el caso de archivo
de concentración; recepción de transferencia primaria, clasificación,
ordenación, integración, disposición, consulta, resguardo precaucionar,
valoración, depuración, transferencia secundaria. Etc. y para el archivo
histórico de los procesos de recepción de transferencia secundaria, ordenación
topográfica, conservación, restauración, consultas, difusión, etc., no obstante
la cantidad de procesos archivísticos realizados en un archivo con
independencia de su tipo, son susceptibles de ser planeadas en determinado
tiempo de acuerdo con la complejidad de cada proceso.
Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.
De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos
En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.
Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten.
Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.
La planeación es el primer paso de todo lo que implica los procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.
Una de las actividades de importancia medular en los archivos es la clasificación, por eso es, de las primeras en planearse, esto se realiza por medio de un estudio o análisis intelectual a la institución que genera la documentación, esto abarca desde el contexto de la institución hasta los documentos que genera, se podrá determinar cuál es la clasificación más eficaz y conveniente que brinden un servicio de consulta que al mismo tiempo responda a la metodología archivística, para solucionar demandas de información de la misma institución.
De igual forma, la ordenación, ya que esta responde a otro principio archivístico, el principio de respeto al orden original, es por eso que desde la génesis del expediente se debe de planificar, esto se realizará determinando tanto la cantidad de documentos
En este sentido, la ubicación topográfica juega un papel importante a planear, pues aquí se deben de considerar los espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, en esta parte también hay que considerar las unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc.
Otro punto importante a planear es la elaboración de instrumentos archivísticos de descripción, como son los catálogos, inventarios, cuadros de clasificación, calendarios de caducidades, guía, catálogos de disposición documental, etc., fehacientemente estos instrumentos son el resultado de una adecuada organización documental previa, basada en la práctica y teoría archivística, puesto que, se garantiza un acceso a los documentos y por ende a su información por parte de sus usuarios a través de un servicio oportuno cuyo objetivo es cubrir las necesidades de información que se presenten.
Para aplicar la planeación archivística se deben de contemplar las actividades del archivo además de forma específica contemplemos; como, cuando y quien realizara las actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán.
En efecto, el funcionamiento de cualquier institución son sus recursos, los cuales como es cierto tienen el mismo peso e importancia pues no se puede prescindir de ninguno, por lo que deberán de ser planeados, por su parte los recursos financieros se planearán desde su obtención hasta su utilización, los recursos humanos desde su contratación e inclusive capacitación continua a los ya existentes y de ser posible su profesionalización, en cuanto a los recursos materiales abarcaría desde su adquisición hasta su utilización e inclusive su tiempo de vida útil, de forma especial los instrumentos técnicos de archivos que van desde su creación, validación hasta constante actualización de ser posible cada medio año y revisión cada año.
La planeación es el primer paso de todo lo que implica los procesos administrativos de un archivo, es quien da pie a que se realicen las demás etapas de ésta, de tal forma que es medular su aplicación correcta basada en datos cualitativos y cuantitativos, es decir mediciones verídicas, objetivas y reales.
FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO
1. Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
2.Recepción de documentos: Conjunto
de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica.
3. Distribución de documentos: Actividades
tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
4. Tramite de documentos: Es el curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
5. Organización documental: Se define como el conjunto de acciones orientadas
a la clasificación, ordenación y descripción
de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.
6. Consulta de documentos: Es
el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
7. Conservación de documentos: Es
el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
8. Disposición final: Allí
se determino decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del
ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria
determinando
su valor permanente, su
eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología
de imagen (microfilmación o digitalización)
sábado, 9 de mayo de 2015
LA ORGANIZACION DE LOS FONDOS DE ARCHIVO: Clasificación,Ordenación e Instalación
La organización de los fondos de archivo: clasificación. ordenación e instalación
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La
organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1. Clasificar los fondos: consiste en
establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia,
es decir, del autor que los ha creado.
2. Ordenar los
documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas,
uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada
caso.
3. Elaborar un cuadro o
esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.
La clasificación consistirá en agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde
los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original.
Tres son los elementos
que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a
que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce
y los asuntos o materias sobre las que versan:
- Las acciones. Toda
organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas
atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.
- La estructura orgánica. Cualquier entidad
necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una
estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo.
- Los asuntos o materias. Este es un elemento
que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de
la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto
en sus actividades como en su organización.
A la hora de organizar un archivo, se pueden
establecer tres tipos de clasificación:
a) La clasificación
funcional:
Las funciones de la entidad que genera o ha
generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para
clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos
la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez
agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases
más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una
misma función.
En el desarrollo de un
cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer
clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal
o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre
la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales
deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado
de cada actividad.
b) La clasificación orgánica: En este sistema
las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas
o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones,
unidades… Los expedientes se agrupan según la actividad de la que son
resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación
orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades
administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.
c) Clasificación por
materias: Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido
de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.
Instrumento de Difusión
¿Cuáles son
los instrumentos de identificación?
Fichero De Tipos Documentales El tipo documental es la Unidad
documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el
expediente personal). Entonces, el
fichero de tipos documentales es un sistema de
archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de almacenamiento que
forman parte de un conjunto mayor o archivo público o privado. También se dice
que es un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas
para su conservación y fácil acceso en cualquier momento.
Repertorio De Series. Instrumento de control que puede
servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las
fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de
ingreso, fecha de salida, etc.
Cuadro De Clasificación. Instrumento de consulta resultado
de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo
documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales
de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.) Se
fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la misma. La
organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se
dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia,
llegando hasta su grado inferior. El cuadro de clasificación se organiza por
fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental
procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha
institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la
actividad que la institución realiza.
La sección es la primera división en
que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden
original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la
institución u organismo.
La serie es la división de una
sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo
de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de
procedimiento, se refieren a un tema específico.
El expediente es la unidad documental
formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por
un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma
una serie. En la carátula del expediente es necesario anotar el nombre del
fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas
extremas, el tipo de restricciones que haya para su consulta, así como una
breve síntesis del asunto que trata.
Registro Topográfico.
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una
de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
Registro Gráfico De Depósitos. Instrumento de control que indica el
emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y
su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización
actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este
instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico
¿Cuáles son
los instrumentos de valoración?
Registro general de entrada de
fondos y/o Documentos. Instrumento de control que contiene los asientos de
los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un
archivo
Registro general de salida de fondos
y/o documentos. Instrumento
de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de
fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro
de salidas temporales para préstamos y exposiciones.
Relación de eliminación. Lista de documentos propuestos
para su eliminación previa autorización.
Relación de entrega. Lista de las fracciones
cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a
éstas en los traslados reglamentarios.
Testigo. Impreso normalizado que sustituye a una
unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en
el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.
¿Cuáles son
los instrumentos de descripción?
Inventario.
Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo,
siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran
fraccionadas en unidades de utilización. El inventario debe recoger, imprescindiblemente,
una introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo
descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse
con los índices correspondientes.
En síntesis, aunque depende de las
necesidades propias de cada archivo, los campos más comunes que forman la base
de datos de inventario son:
· Fondo
· Código de clasificación-nivel de
clasificación
· Fechas extremas, nombre de la serie
· Tipo documental
· Descripción
· Signatura.
Índice. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos (listados de nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares), cronológicos (listados consecutivo de fechas) y temáticos (listas de materias o tesauros) contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información.
¿Cuáles son
los instrumentos de difusión?
Censo de Archivos. Instrumento de control y difusión,
actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre
archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su
accesibilidad.
Directorios DE Archivos. Son conjunto de datos,
atendiendo a su identificación, localización física o virtual, contenido de
cada uno de los archivos y referencia del responsable del centro. Sirven para
organizar mejor los archivos en un soporte físico de papel o un disco de
almacenamiento.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Hablar
sobre el documento electrónico en la era actual, no debe representar ningún
tipo de problema, ya que tales documentos son comunes en la vida cotidiana; así
por ejemplo, ya un grupo representativo de la sociedad se ha habituado a comprar “on line” cierto tipo de
productos, que en la práctica representa un contrato de compra-venta entre no
presentes o ausentes, si se prefiere.
Igualmente
es normal que se reciban correos electrónicos y por este medio, se trabe
cualquier clase de compromiso, que son contratos en sentido estricto, asimismo
es muy común la utilización de tarjetas de crédito para todo tipo de pagos.
El
mundo de las transacciones electrónicas, mejor conocido como EDI, a pesar de su
cotidianidad, presenta complejos problemas de tipo jurídico, de un lado está la
forma como puede ser admitido en juicio, lo que genera la discusión de sí es o
no un documento, dado que autores tan reputados como Montero Aroca,
han establecido que el proceso civil es el reino de la prueba escrita; por otro lado, se tiene su valor probatorio,
con sus secuelas de seguridad probatoria, control de la prueba y formas de
control; los problemas que genera el tribunal competente para conocer del
litigio derivado de un contrato electrónico, dado que por definición, el
documento en soporte informático, no
existe en un sitio o lugar determinado y, desde este punto de vista es
extraterritorial y de esta forma, se pueden ir enumerando distintos supuestos,
que generan a su vez, distintos tipos de problemas y realidades.
Sobre
la base del documento electrónico, la realidad venezolana, es nula o casi nula,
no es atrevido decir que apenas existen unas cuantas sentencias principistas,
que tocan en forma indirecta el tema; en efecto, la denominada sentencia de la
“Fotografía”, en la cual se admitió por primera vez la utilización de esta
prueba, a pesar de existir desde mediados del siglo XIX, como una invención de
Talbot y la muy reciente de Sala Constitucional del año 2000, en la que se
reconoce que puede ser utilizado cualquier medio de comunicación interpersonal,
incluidos los correos electrónicos y faxes para notificar a las partes en
Amparo; admitiendo además, la
posibilidad de que el recurrente, al
deducir la querella, acompañe todas las pruebas que tenga, informáticas
incluidas; posteriormente advino otra sentencia de Sala Constitucional, que
define el concepto naturaleza y extensión del Habeas Data y, la única sentencia
que parcialmente se refiere al tema, emanada de instancia, que consideró que un
comerciante que lleva su Libro de Inventario en forma mecanizada, no puede ser
considerado como “quebrado culposo”.
Fuera de las mencionadas sentencias, el aporte
de sentencias, que no de jurisprudencia nacional, es escaso y, antaño solo se
limitaba al uso de la contabilidad mecanizada, al valor probatorio de los
cajeros automatizados y el valor del Telex, que como es obvio puede reconducirse al
reconocimiento del valor probatorio de los faxes cruzados entre dos o más
personas.
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en e Proceso Civil Regido por el
Principio Dispositivo. Caracas, Editado por Hijos de Ramiro Paz, s.r.l.
s/a. 377 p.
EL ARCHIVO
ARCHIVO
El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
- El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
- El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
- La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
EL EXPEDIENTE
GESTION DE EXPEDIENTE
Definición de expediente
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto.
Estructura de los expedientes
La incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.
Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad.
Organización de los expedientes
Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.
- Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)
- Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.
- Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.
- Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción o recepción, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo correctamente.
- Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto.
- No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona que lo ha extraído o se le ha prestado.
- Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización.
- En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación.
- No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él.
Ordenación interna del expediente
- En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será cronológica, ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente.
- Es necesario considerar los documentos que acompañan a otros documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse después del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -documento principal- a la que acompaña documentos de certificación de notas, méritos, certificaciones, etc. -documentación que acompaña).
- En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por trámites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar en subcarpetas la licitación, contrato, etc).
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