La diversidad
de usuarios que acuden a los archivos hace que estos demanden cada ve enormes
cantidades de información, para satisfacer y cumplir con sus gestiones y ocio. Por
esta razón, es urgente que estos archivos detecten y conozcan los hábitos,
consumo y necesidades de información archivista de estos clientes ya que
muchos de ellos no tienen claro lo que requieren, donde encontrarlo y como
acceder a la información; lo único que saben es que la necesitan. (p.28).
Para Mejía, (2000):
El conjunto de programas y actividades de carácter
temporal o permanente, formales y no formales, que adelanten los archivos por
si mismos o en cooperación con instituciones facultadas para ello por las
autoridades competentes, de acuerdo con los planes que se establezcan de
formación o capacitación, dirigidos a los usuarios reales o potenciales con el
propósito de inducir, actualizar, perfeccionar y especializarles en el adecuado
manejo y aprovechamiento de los archivos. (p.53).
La
formación de usuario abarca cuatro elementos importantes como lo son, la
orientación, la instrucción, la educación y la formación. Según Naranjo y
Rendón la formación de usuarios presenta los siguientes niveles:
Orientación:
Es el proceso de dirigir y guiar a las personas en el camino que les conviene
seguir para obtener una información específica.
Instrucción:
Habilitación básica en el uso de alguna herramienta específica para que el
usuario continúe y avance en su búsqueda
Educación:
Se considera como una transmisión de saberes y conocimientos: abarca las
diferentes actividades programadas para enseñar a los usuarios los servicios,
las instalaciones, la organización y los recursos de la unidad de información,
así como las estrategias de búsqueda.
Formación:
proceso continuo y evolutivo basado en los intereses de la persona, en el que
hay un intercambio de experiencias significativas sobre el uso de la
información con el fin de que la persona a partir de su propio proceso
cognoscitivo, pueda cambiar de actitud de manera positiva (p 28).
La formación de usuario en los archivo es importante ya que cada ves hay mas de manda de información por parte de los usuarios externos que son los que requieren la información es por esta razón que el personal que se encarga de la información contenida dentro de los archivos, deben realizar las buenas practicas que se deben llevar acabo para el buen manejo de la documentación , y así tener una buena organización dentro de mismo y dar información propia y satisfacer las necesidades de información que demandes los usuarios externos. Para llevar acabo la formación de usuario los archivos deben de tener una planificación en cuanta a orientar o capacitar a los usuarios realizando estrategias educativas que brinden información en cuanto a el manejo de las herramientas de búsqueda de información, cual es funcionamiento de archivo y así proporcionarles los conocimientos esto con la finalidad de que el personal tenga una mejor actuación dentro del archivo y optimizar la organización del mismo.
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