¿Cuáles son
los instrumentos de identificación?
Fichero De Tipos Documentales El tipo documental es la Unidad
documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta,
regulada por una norma de procedimiento y
cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el
expediente personal). Entonces, el
fichero de tipos documentales es un sistema de
archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de almacenamiento que
forman parte de un conjunto mayor o archivo público o privado. También se dice
que es un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas formas
para su conservación y fácil acceso en cualquier momento.
Repertorio De Series. Instrumento de control que puede
servir como instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de las
fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de
ingreso, fecha de salida, etc.
Cuadro De Clasificación. Instrumento de consulta resultado
de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo
documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales
de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc.) Se
fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la
institución con base en el organigrama funcional de la misma. La
organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se
dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia,
llegando hasta su grado inferior. El cuadro de clasificación se organiza por
fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental
procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha
institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la
actividad que la institución realiza.
La sección es la primera división en
que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden
original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la
institución u organismo.
La serie es la división de una
sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo
de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de
procedimiento, se refieren a un tema específico.
El expediente es la unidad documental
formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por
un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma
una serie. En la carátula del expediente es necesario anotar el nombre del
fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas
extremas, el tipo de restricciones que haya para su consulta, así como una
breve síntesis del asunto que trata.
Registro Topográfico.
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una
de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
Registro Gráfico De Depósitos. Instrumento de control que indica el
emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y
su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización
actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este
instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico
¿Cuáles son
los instrumentos de valoración?
Registro general de entrada de
fondos y/o Documentos. Instrumento de control que contiene los asientos de
los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un
archivo
Registro general de salida de fondos
y/o documentos. Instrumento
de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de
fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro
de salidas temporales para préstamos y exposiciones.
Relación de eliminación. Lista de documentos propuestos
para su eliminación previa autorización.
Relación de entrega. Lista de las fracciones
cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a
éstas en los traslados reglamentarios.
Testigo. Impreso normalizado que sustituye a una
unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en
el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.
¿Cuáles son
los instrumentos de descripción?
Inventario.
Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo,
siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran
fraccionadas en unidades de utilización. El inventario debe recoger, imprescindiblemente,
una introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo
descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de
instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse
con los índices correspondientes.
En síntesis, aunque depende de las
necesidades propias de cada archivo, los campos más comunes que forman la base
de datos de inventario son:
· Fondo
· Código de clasificación-nivel de
clasificación
· Fechas extremas, nombre de la serie
· Tipo documental
· Descripción
· Signatura.
Índice. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos (listados de nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares), cronológicos (listados consecutivo de fechas) y temáticos (listas de materias o tesauros) contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información.
¿Cuáles son
los instrumentos de difusión?
Censo de Archivos. Instrumento de control y difusión,
actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre
archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su
accesibilidad.
Directorios DE Archivos. Son conjunto de datos,
atendiendo a su identificación, localización física o virtual, contenido de
cada uno de los archivos y referencia del responsable del centro. Sirven para
organizar mejor los archivos en un soporte físico de papel o un disco de
almacenamiento.
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