La organización de los fondos de archivo: clasificación. ordenación e instalación
.jpg)
La
organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas
concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1. Clasificar los fondos: consiste en
establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia,
es decir, del autor que los ha creado.
2. Ordenar los
documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas,
uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada
caso.
3. Elaborar un cuadro o
esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo.
La clasificación consistirá en agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde
los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios de
procedencia y orden original.
Tres son los elementos
que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a
que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce
y los asuntos o materias sobre las que versan:
- Las acciones. Toda
organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas
atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.
- La estructura orgánica. Cualquier entidad
necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una
estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo.
- Los asuntos o materias. Este es un elemento
que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de
la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto
en sus actividades como en su organización.
A la hora de organizar un archivo, se pueden
establecer tres tipos de clasificación:
a) La clasificación
funcional:
Las funciones de la entidad que genera o ha
generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para
clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos
la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez
agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases
más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una
misma función.
En el desarrollo de un
cuadro de clasificación, las funciones deberán tomarse en cuenta al establecer
clases, series o agrupaciones documentales, de acuerdo con un esquema piramidal
o jerarquizado de las mismas. Podrán establecerse las clases o clasificaciones
principales o más amplias sobre la base de las acciones, las secundarias sobre
la base de las funciones, y las clases elementales o series documentales
deberán comprender los expedientes y otras agrupaciones de documentos resultado
de cada actividad.
b) La clasificación orgánica: En este sistema
las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas
o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones,
unidades… Los expedientes se agrupan según la actividad de la que son
resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación
orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades
administrativas básicas hasta las divisiones más amplias.
c) Clasificación por
materias: Este tipo de clasificación es el resultado del análisis del contenido
de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versan.
No hay comentarios:
Publicar un comentario